Miksi toimikunta ei välittömästi hyväksynyt tutkintosuorituksia, vaikka tutkinnon vastaanottajana on kokenut näyttötutkintomestari?
Tutkintosuoritukset hyväksyy tutkintotoimikunnan nimittämä tutkinnonjärjestäjä, joka nimeää kolmikanta periaatteella tutkinnon arvioijat. Vähintään yhden arvioijista tulee olla näyttötutkintomestari. Tutkintosuoritukset vahvistaa tutkintotoimikunta.
Tutkintotoimikunta valvoo tutkintoja sopimusten avulla. Sopimukseen liittyvillä tutkinnon järjestäjää koskevilla velvoitteilla pyritään takaamaan tutkinnon järjestämisedellytykset. Jos tutkinnonjärjestämisedellytykset eivät täyty, toimikunta pyrkii yhteistyössä tutkinnon järjestäjän kanssa korjaamaan tilanteen esimerkiksi konsultoimalla ja kouluttamalla. Jollei tutkinnon järjestämisedellytyksiä saada kuntoon sopimus voidaan myös purkaa.
Arviointiasteikon muutos aiheutti tulkintavaikeuksia oppilaitoksissa ja toimikunnalle tarjottiin hyväksyttäväksi vanhan arviointiasteikolla kirjoitettuja todistuksia. Tämä ongelma ratkesi uusien todistuspohjien ja lomakkeiden käyttöönotolla. Toinen syy tutkintotodistusten viipymiseen on ollut luotettavan dokumentoinnin puute, jolloin tutkintosuorituksiakaan ei ole voitu hyväksyä.
On selvää, että uusilla tutkinnon järjestäjillä voi olla ongelmia tutkintojärjestelyissä, mutta yleensä puutteet pyritään korjaamaan jo sopimuksentekovaiheessa. Kun tutkintotoimikunnalle tulee vanhoiltakin tutkinnonjärjestäjiltä sekavia ja epäselviä asiakirjoja, mitä pitäisi ajatella? Herää kysymys, onko tutkinnon järjestäjän resurssit jostain syystä muuttuneet, kun aiemmin asiakirjat oli huolella tehdyt, mutta nyt tutkintojen dokumentointi ei vastaa tutkintotoiminnan laatuvaatimuksia. Tällöin toimikunta voi pyytää yhteistyökumppanilta tutkinnon järjestämisedellytysten arviointia, jonka suorittaa Opetushallitus.
Kun asiakirjat on puutteellisia ja epäselviä, toimikunnan on vaikea tehdä päätöksiä. Joskus on epäselvää, missä, millä arvosanalla ja mihin tutkintoon suoritus liittyy. Jopa tutkintonimikkeet ja osatutkinnot saattaa olla sekaisin. Tällöin tutkintotoimikunta ei voi suorituksia hyväksyä kun opiskelijan oikeusturva vaarantuu. Toimikunta on kyllä julkaissut selkeät ohjeet asioinnista.
Varsinkin vakiintuneilta yhteistyökumppaneilta edellytetään selkeää saatekirjettä, lomakkeita ja suoritusten koontia arkistointia varten. Arviointidokumenteissa pitää arvioitavan henkilön nimi näkyä jokaisella sivulla. Koontilomakkeella tulee suoritukset eritellä tutkinnon mukaan. Perustutkinnoista mainitaan myös arvosana. Jos suorituksia on useammasta oppilaitoksesta, pitää myös oppilaitos mainita.
Toimikunnan kokoukseen tarkoitetut asiakirjat tulee toimittaa paperilla kaikille tutkintotoimikunnan jäsenille kahta viikkoa ennen toimikunnan kokousta. Näyttösuoritusten arviointien mukana pitää sihteerille toimittaa tutkinnon suorittajan digitaalinen portfolio dvd/cd:llä tai verkko-osoite, josta aineisto löytyy asianmukaisesti nimettynä. Toimikunta suosittelee, että tutkintosuoritusasiakirjojen ohella myös portfoliot arkistoidaan pysyvästi.
Asiakirjat toimitetaan myös sähköisesti osoitteeseen av-toimikunta@googlegroups.com, josta ne ohjautuvat toimikunnan jäsenille. Näin varmistetaan, että asiakirjat tulevat ajoissa perille. Asiakirjat ja allekirjoitettavat ja todistukset toimitetaan sihteerille kahta viikkoa ennen kokousta. Myöhemmin tulleet asiakirjat käsitellään joko esityslistan kohdassa ”muut asiat” tai siirtyvät seuraavaan kokoukseen käsiteltäväksi. Esityslista kokoukseen lähetetään toimikunnan jäsenille vähintään viikkoa ennen kokousta.
